Allgemeines zur E-Rechnung

Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Dabei ist es gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird (§ 14 Abs. 1 S. 1 UStG). Der Übertragungsweg ist für die Einstufung als Rechnung grundsätzlich unerheblich.

Gemäß Umsatzsteuergesetz (UStG) sind die Mindestangaben einer Rechnung in § 14 Abs. 4 UStG normiert. Ergänzende Anforderungen finden sich in der EU-Norm und den zugehörigen Rechtsverordnungen. Bestell- und Lieferantennummern sind Beispiele für zusätzliche Rechnungsdaten.

Eine elektronische Rechnung erlaubt einen medienbruchfreien Rechnungsaustausch. Dafür müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:

1. Die Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und
2. das Format ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung.

Diese Definition der elektronischen Rechnung ist auf europäischer Ebene in der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und national im Bundesgesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (E-Government-Gesetz - EGovG) sowie in der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungsverordnung - ERechV) verankert.

Auch für das FeRD ist dies die Definition der elektronischen Rechnung.

Umsatzsteuerrechtlich ist es unerheblich, ob eine in einem elektronischen Format ausgestellte, übermittelte und empfangene Rechnung aus strukturierten Daten besteht und eine automatische und elektronische Verarbeitung zulässt. Daher sind nach Umsatzsteuergesetz beispielsweise auch Rechnungen im PDF-Format elektronische Rechnungen.

Die Bundesländer treffen in ihren länderspezifischen Gesetzen und zugehörigen Rechtsverordnungen eigenständig Definitionen zur elektronischen Rechnung. Nicht alle Bundesländer haben ihre Gesetze und Verordnungen zur elektronischen Rechnungsstellung bereits veröffentlicht. Die Definitionen bereits veröffentlichter Rechtsverordnungen entsprechen grundsätzlich den Regelungen auf Bundesebene.

Eine Papierrechnung ist eine bildhaft repräsentierte Rechnung, die keine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Für die elektronische Weiterverarbeitung müssen die Rechnungsinformationen zunächst digitalisiert (z.B. Scan, digitales Foto) und anschließend manuell oder über zusätzliche Systeme (z. B. Texterkennungssysteme bzw. OCR) strukturiert in die Buchführungssoftware übernommen werden.

Eine PDF-Rechnung ist eine bildhaft repräsentierte Rechnung, die zwar in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, jedoch keine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Der Schwerpunkt liegt rein auf der papiergleichen visuellen Darstellung der Rechnungsinhalte. Für eine elektronische Weiterverarbeitung müssen die Rechnungsinformationen manuell oder über zusätzliche Systeme (z. B. Texterkennungssysteme bzw. OCR) in die Buchführungssoftware übernommen werden. Die PDF-Rechnung steht an dieser Stelle exemplarisch für eine bildhaft repräsentierte Rechnung. Weitere Formate können ebenfalls eine bildhaft repräsentierte Rechnung darstellen, z. B. .tif, .jpeg, .docx.

ZUGFeRD in seiner hybriden Ausprägung trägt die Endung .pdf und ist damit formal gesehen eine unstrukturierte Datei. Da jedoch im pdf-Rechnungsdokument strukturierte XML-Rechnungsdaten zur automatischen und elektronischen Weiterverarbeitung eingebettet sind, handelt es sich um eine Kombination aus  einer unstrukturierten und  einer strukturierten Datenrepräsentanz des Sachverhalts.

Eine ‚echte‘ elektronische Rechnung nach EU-Norm ist eine in einem strukturierten Format repräsentierte Rechnung, die elektronisch ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Strukturierten Daten liegt ein semantisches Datenmodell zugrunde. Das bedeutet, dass die einzelnen Datenelemente einer strengen logischen Ordnung gehorchen. Die dadurch geschaffene inhaltliche Eindeutigkeit der Datenelemente (z. B. zu Anordnung, Typ und Struktur) ist die Voraussetzung dafür, dass die Daten automatisch verarbeitet werden können. Neben den Datentypen der Datenelemente sind weiterhin auch ihre Abfolge, ihre erlaubte minimale oder maximale Anzahl und Klassifizierungen über z. B. Schlüsselverzeichnisse geregelt.

Die europäische Normungsorganisation CEN hat ein Semantisches Datenmodell der Kernelemente einer elektronischen Rechnung (Spezifikation) veröffentlicht. Auf diesem basieren die Formate XRechnung und ZUGFeRD.

Zur Darstellung von strukturierten Rechnungsdaten gibt es eine Vielzahl an Formaten. Das XML-Format hat sich u.a. auch wegen der besseren Lesbarkeit bewährt.

Als Beispiel soll die Suche nach der Brutto-Rechnungssumme in einem PDF-Dokument im Vergleich zu einer Rechnungs-XML-Datei dienen. Während im PDF vielleicht der Begriff „Brutto-Rechnungssumme“ im Fließtext des Rechnungsanschreibens gefunden wird, nicht jedoch einen entsprechenden Betrag, liefert die Suche im XML-Dokument mit der geeigneten Abfrage den gewünschten Betrag der Rechnungssumme inkl. aller Steuern. Will man das gleiche Ergebnis im PDF-Fall erreichen, so muss anhand der Position von Betragsangaben auf der PDF-Seite auf eine bestimmte Angabe, die höchstwahrscheinlich der gewünschten Summe entspricht, rückgeschlossen werden. Eine sichere Dunkelverarbeitung ist damit nicht möglich. 

Dateien, die strukturierte Daten enthalten, besitzen häufig Dateiendungen wie „edi“, „xml“, „csv“ oder „json“.

Dateitypen mit den Endungen .docx, .doc, .odt, .pdf, .tif, .jpeg, .png oder .eml kennzeichnen i.d.R. unstrukturierte oder nur teilstrukturierte Daten.

ZUGFeRD in seiner hybriden Ausprägung trägt die Endung .pdf und ist damit formal gesehen eine unstrukturierte Datei. Da jedoch im pdf-Rechnungsdokument strukturierte XML-Rechnungsdaten zur automatischen und elektronischen Weiterverarbeitung eingebettet sind, handelt es sich um eine Kombination aus  einer unstrukturierten und  einer strukturierten Datenrepräsentanz des Sachverhalts.